グループウェア導入失敗はなぜ？
業務効率向上のために導入したグループウェア。折角導入したのに、なかなか定着しないのはなぜ？と悩んでいる人もいるでしょう。
今回は、その原因と解決方法について詳しく説明します。
慣れるまでに時間がかかってしまう
まず一番の問題は、システムに慣れるのに時間がかかってしまったということでしょう。
グループウェアのシステムの内容が複雑だと、なかなかその仕様を覚えることができず、従来通りのやり方の方がやりやすいということで、現場で浸透しないケースが考えられます。
社員の年齢層が高いと、PC操作に不慣れなケースもあります。そういった場合に、グループウェアを導入しても、なかなか定着しないという事態が考えられます。
いざ導入したとたん使いづらさが露呈する
いざ導入してみると、システムそのものが使いづらいというケースもあります。
業務内容や事業規模に合わせたグループウェアのシステムを導入しないと、こういう問題が起こる可能性があります。
システムの運用ルールが定まっていない
グループウェアが浸透しない多くの利用に、社内でシステム運用のルールが定まっていないことが挙げられます。つまり「今日からこれで管理するよ！」という意思疎通が、社員全員に伝わっていないということです。
組織としての統率が取れている大企業ではありえないかもしれませんが、一般的な中小企業では、新しい体制を導入しようとしても、なかなかそれが浸透していかないという問題はよくあることです。
まずは部署のリーダーがマニュアルを把握する
グループウェアを速やかに導入をして浸透させるには、部署ごとのリーダーが、まず最初に使いこなせる必要があります。
リーダーは、グループウェアの管理者になるため、ある程度使いこなせるようになるまで、トレーニングを積まなければなりません。
管理者がシステムの運用ルールを覚えたら今度は部下へと、その内容を伝達して教えていく必要があります。
無料ツールで試験導入を行う
試験的なグループウェアの導入に最適なのが、無料のグループウェアツールです。
有料版の無料試用版を使ってみてもいいですし、一般に公開されているオープンソースのグループウェアを使用してもOKです。
無料のものでも、実際に使ってみると問題点が浮かび上がってきますので、まずは無料ツールから探してみるのが一番でしょう。
ただし、万全なセキュリティ対策が施されているかどうかについては、無料版は少々心配です。
あと、料金は各社バラバラなので、有料のグループウェアを導入する時には、よく比較して選びましょう。
