グループウェアのタイプを選ぶ
いざ、自分の会社にグループウェアを導入しようと考えた時に、どのグループウェアを選べばいいのか？悩むと思います。
グループウェアにも色んなタイプのツールがありますので、まずは自分の会社に適したツールを選ばなければいけません。
そこで今回は、グループウェアのタイプについて説明していきます。
クラウド型のグループウェア
外部のクラウドサーバー上の、システムを借りて使う形式のグループウェアです。
自社サーバーやセキュリティを自前で用意する必要はなく、ランニングコストが安いのが特徴となっています。
ストレージを拡張しやすくシステムの内容も使いやすいものが多いのですが、カスタマイズ性がないのが少々難点です。
オンプレミス型のグループウェア
オンプレミス型のグループウェアは、システムを買い取りもしくはオーダーメイドで作ってもらって、自社サーバーに導入する方法です。
カスタマイズ性が高く、ビジネスモデルに合わせた内容のシステムを導入できます。
自社サーバーを構築して、セキュリティを自前で運用する必要がありますが、社内LANのみの運用も可能となっています。
オープンソース型のグループウェア
オープンソース型というのは、システムのソースが一般公開されているタイプのグループウェアです。公開されているシステムは、無料でダウンロードして使うことができます。
基本的なシステムは無料で公開し、有料でオプションとしてカスタマイズでプラグインを作ってもらえるサービスもあります。
セキュリティ面がしっかりしている、グループウェアを選ぶ必要があります。
どのタイプのグループウェアがおすすめ
試しに使うのであればオープンソース型がいいでしょう。
無料で一旦使ってみて、ワークフローが改善するかどうか試してみると余計な費用を使わずに済みます。
ちなみに大きな会社の場合は、セキュリティとカスタマイズ性を重視してオンプレミス型を選ぶのが理想。
一般の会社の場合は、コストの安いクラウド型が導入しやすくておすすめです。
グループウェアを導入する前の注意点
グループウェアを導入する前には、まず無料お試しがあるシステムを選ぶことが大事です。
最初から大きな予算を投じてしまうと、いざ導入した時に社内で馴染まないケースもあります。使ってみて社内のワークフローの問題点をあぶり出し、自社の状況に応じたグループウェアを選択する必要があります。また年間コストに関しても、十分にいろんなシステムを検討して、負担の少ないものに決めることが大事です。
