ワークフローとは？
グループウェアを導入する上で重要なのは、社内のワークフローを改善できる機能が付いているかどうかです。
ワークフローとは、組織内での業務の流れの事をいいます。
例えば申請書を作成してそれを承認し決裁が行われて、その申請書が最終的に保管されるまでの流れのことです。
この一連の流れをスムーズに行うことで、業務効率を大幅に向上させることができます。
社内ワークフロー改善のポイント
社内でのワークフローがどこかで滞ってしまうと、業務効率が悪くなってしまいます。業務効率が悪くなると残業が増え、その分の人件費コストが上がります。
また、紙を使った書類のやり取りが多いと、その分のペーパーコストが余分にかかります。
それらを改善するために、グループウェアの導入が必要とされているわけです。
業務の進行が一目で分かるようになる
グループウェアを導入すれば、業務の進捗状況を、パソコンの画面上で確認できるようになります。
問題点があればメンバーに対して、速やかな指示を伝えることができ、滞ることなく業務を進めていくことができます。
意思決定のスピードが上がる
PC上で申請と承認が出来るシステムを導入すれば、意思決定が速やかになります。
社外や自宅に居ながら処理ができるので、仕事の進捗が早くなるというメリットがあります。
また、意思決定のスピードが上がることで、現場が混乱しにくいというメリットもあるでしょう。
コスト削減と利益の向上
グループウェアを導入することで業務効率が改善すれば、コストの削減と利益の向上を見込めます。
例えばこれまで紙で報告書を作成していたものを、グループウェアを導入することでペーパーレスになると、紙にかかる費用を削減することができます。
またワークフローがスムーズに流れることで、残業が減り人件費の節約にも繋がるでしょう。最終的には、会社の利益の向上を見込めるようになります。
グループウェアツールの選び方
グループウェアを選ぶ時にはまず社内に浸透するよう、使いやすい機能のものを選ぶことが大事です。
どんなに便利でも、覚えるのに時間が掛かるようなシステムはNGです。
シンプルイズベストを念頭に置いて、検討してみてください。
次に大事なのは機能性です。
自社の状況にあった管理機能が備わっていないと、導入する意味がありません。
まずは、無料期間のあるグループウェアを試験的に使ってみて、本格導入を考えてみるといいでしょう。
