近年グループウェアはクラウド化が進み、利便性がより向上したことにより、益々導入している企業が多くなっています。
キーマンズネットが行った「グループウェア利用状況」アンケートによると、回答者226名の内、9割近い「87.2%」の回答者がグループウェアを利用している状況です。
しかし、そもそもグループウェアとは一体何なのか、導入するとどんなメリットがあるのでしょうか。
ここではもう一度グループウェアとは何かを考え、導入するメリットをご紹介します。
グループウェアとは？
グループウェアとは情報を共有しコミュニケーションを行うことで、業務の効率化や生産性の向上を目指すツール群のことです。グループウェアには次のような機能があります。
- タスク管理
- スケジュール管理
- ファイル共有
- メール機能
- チャット機能
- 掲示板
- アンケート
- レポート作成・管理
- ビデオ会議
- （会議室などの）設備予約システム
それぞれの機能を活かしてコミュニケーションを円滑にすることは、ミスリードを減らし効率性を上げることに繋がります。
グループウェアを導入するメリット4選
グループウェアを導入するメリットはなんでしょうか？ここではグループウェアを導入するメリットを見ていきましょう。
情報や知識を共有できる
掲示板機能やファイル共有機能、チャット機能を利用することで、情報や知識をスムーズに共有できます。
紙媒体での知識共有は行き渡るまでに時間がかかりますが、グループウェアを使うことで、他部署や他拠点なども含めた全社員に一斉に情報を発信・共有することができます。
コミュニケーションツールが一元化されているので、グループウェア内で全てのやりとりを完結させることができます。結果として情報の伝え漏れが発生しにくくなるメリットもあります。
社内会議の効率化
インターネットを介してビデオ会議することで、会議室まで足を運ぶ必要がなくなります。
時間短縮になりますし、いちいち会議室に行く負担を減らせます。通常の会議であれば会議室が空いていないと会議できませんが、ビデオ会議ならどこからでも参加可能です。
別の拠点にいる社員ともすぐに会議可能なので、複数人を集めてリアルタイムな情報共有ができます。
情報を階層化できる
社員が持つ権限によって閲覧できる情報を制限することができます。
例えば「経営陣だけが知っておくべき」情報、「管理職が知っておくべき」情報、「全社員が知るべき」情報と細分化できます。
情報を階層化することによって情報漏洩のリスクが減り、セキュリティの向上に繋がります。
ペーパーレス化
グループウェアには稟議や経費精算のワークフロー機能が備わっているのもあり、紙で申請する必要が無くなります。
紙を使わなくなるので、コストの削減に繋がりますし、紙を保管しておくためのスペースを事務所内に作る必要もありません。
さらに、データは全てデータベースに保管されるので、紙媒体よりも素早く検索可能です。
グループウェアはなくてはならないもの
グループウェアは業務の効率化やコストの削減を期待でき、会社経営になくてはならない存在となりつつあります。
グループウェアの業界は競争が激しく、益々利便性の高いグループウェアが登場し、より必要性が高まっていくと予想できます。
もし導入を検討する場合は、まずはお試し期間分利用してみると良いでしょう。動作や操作性は使ってみないと分からない部分です。まずは一度使ってみることをおすすめします。
また、グループウェアを選ぶ場合は必要な機能が揃っているかも重要です。必要な機能を洗い出し、その機能を全て持っているグループウェアを選びましょう。
