グループウェア導入で得られるメリット
事業規模が大きくなるにつ入れて、情報伝達をいちいち一人ずつに行っていたのでは、大きなプロジェクトで多大な労力を被ってしまいます。
そうならないために導入すべきなのが「グループウェア」です。
グループウェアは、チャット機能やタスク管理機能、その他社内情報を管理するための機能が備わったツールです。
このツールを導入することで、業務効率化を実現できるということなのですが、どのような効率化が実現するのでしょうか？
社内書類のペーパーレス化
ワークフロー機能が備わっているグループウェアでは、社内での決裁が必要な報告書などの書類をペーパーレス化して効率化を行うことができます。他にも勤怠管理をツール一つで行えたり、データを集計してグラフにしたりと、チャットやタスク管理以外にも便利な機能を活用できます。
社員の管理が簡単になる
例えば、在席、離席の確認や、営業状況などの伝言を共有して管理することができます。登録している社員は社員名簿として使えて、社員の名前や電話番号などといった情報も一元管理できるのがグループウェアのいいところです。
バーチャル会議で時短を実現
バーチャル会議で、会議そのものを超効率的に進めることができます。
会議は、社内で重要事項に関する情報を共有したり、プレゼンを行い事業展開のアイデアを出し合う重要な場です。
会議はとても重要な業務の一環なのですが、いちいち集まることで時間を大幅にロスすることになり大変非効率だといえます。
それを、グループウェア導入によって、大幅に効率化できるというわけです。
施設管理で社内会議スケジュールを管理
大きな会社になると、会議室をどの時間にどの部署が使うのか？などを管理する必要があります。この管理がしっかりしていないと、同じ会議室でダブルブッキングをしてしまうことがあるでしょう。
グループウェアを導入することで、それらのスケジュール管理を一元化することができます。
グループウェアの導入はコストの削減に繋がる
業務の無駄な時間を減らすことに成功すれば、より効率的に利益を上げることができるようになります。いわゆるコストカットの実現です。
また、グループウェアを導入すれば、事務作業を大幅に削減できミスも少なくなるというメリットもあります。
導入を検討している場合は、グループウェアを色々と比較してみて、自社の事業規模やビジネスモデルに最適なツールを選ぶようにしましょう。
