グループウェアとは？
グループウェアは、社内の業務効率を上げるために導入されるツールです。いわゆるビジネスチャットツールというもので、導入することで社内での情報共有スピードが早くなるというメリットがあります。
ディレクション業務には必須の機能で、昔は導入する費用が高かったのですが、現在は当時と比べて低コストで導入できるようになったことから、いろんな企業で活用されています。
参考：グループウェアとは？ 効率的な社内コミュニケーションのための完全ガイド
グループウェアの基本的な機能は？
- コミュニケーションツール：
- メールシステム、チャット、ビデオ会議などが含まれ、リアルタイムまたは非リアルタイムでのコミュニケーションを可能にします。
- チーム内の意思決定を迅速化し、メンバー間の連携を密にします。
- スケジュール管理：
- 個人やチームの予定を管理し、共有する機能を提供します。
- 会議のスケジューリングやリソースの予約などに活用されます。
- 文書管理・共有：
- 文書やファイルの中央管理、共有、同時編集をサポートします。
- バージョン管理やアクセス権限設定など、セキュリティと効率性を両立します。
- プロジェクト管理：
- プロジェクトの進捗管理、タスク割り当て、期限管理などが可能です。
- プロジェクト全体の見える化に貢献し、計画的な業務遂行を支援します。
- 勤怠管理：
- 出勤、休暇、残業などの勤怠情報の記録と管理を行います。
- 従業員の労働時間の適正管理や、人事・給与計算の基礎データとして利用されます。
- セキュリティとアクセス管理：
- 情報へのアクセス権限管理や、データの暗号化など、セキュリティ面でも重要な役割を果たします。
- 組織内の情報漏洩防止や、不正アクセス対策に貢献します。
グループウェアは、これらの機能を統合的に提供することで、ビジネスプロセスの効率化、チームワークの強化、意思決定の迅速化など、組織の生産性向上に大きく寄与します。また、リモートワークやテレワークが普及する現代において、地理的な制約を超えた柔軟な働き方をサポートする重要なツールとなっています。
特に活用したいのがタスク管理
タスク管理は、依頼された仕事の管理や、メンバーに指示した仕事を管理するシステムのことです。
メンバーひとりひとりの納期を、ラベリングをしてひとめで管理ができます。
業務の最中に問題が起これば、チャットを使って速やかに指示を出すことができますので、グループの統率を簡単に行えるようになります。
グループウェア導入のメリット
ビデオ会議機能を使えば、グループメンバーが遠隔地にいてもオンラインでやり取りができます
メールや内線電話などが不要で、チャットを通じて一斉に情報を送って共有することができますので、業務効率が大幅に改善されるでしょう。
また、閲覧制限をかけることで、データを一部のグループのみとやり取りすることができます。
グループウェアを導入することで、メールでの一斉送信でよくありがちだったら誤送信のような問題も解消されます。
グループウェアの導入に自社サーバーは必要？
自社サーバーの導入に関しては、運用するグループウェアのソフトによって違ってきます。例えば、クラウド型のグループウェアであれば、システムを提供している企業が運用するサーバーを介してやり取りを行いますので、自社で新たにサーバーを設ける必要はありません。低コストで導入できるので、一番いい方法と言えるかもしれません。
自社サーバーを使ってグループウェアを導入する場合は、セキュリティ対策を自前でやる必要がありますので、どちらかと言えばクラウド型のサービスを利用した方がいいでしょう。
