この記事では、多機能なことで有名なグループウェアは本当に全ての機能が必要なのか解説します。
業務を効率化するためのツールとして、グループウェアは非常に有名です。グループウェアにはいくつもの機能が備わっており、さまざまな面から業務効率化を実現できるようになっています。グループウェアに搭載されている機能は20を超えている製品もあり、とても豊富です。しかし、本当に全部の機能が必要なのでしょうか？ここからは、グループウェアの機能は全て必要なのかについて解説します。グループウェアの導入を検討している方や機能に疑問を持っている方は、ぜひご覧ください。
グループウェアに求められている役割
まずは、グループウェアに求められている役割から知りましょう。グループウェアの最大の目的は、「業務を効率化する」ことです。ビジネスシーンでは、多くのことが求められているので、多方向から業務効率化を図らなければなりません。特にコミュニケーションや情報共有が大切です。そのため、コミュニケーションの促進や円滑な情報共有が、グループウェアに求められています。
グループウェアに搭載されることが多い一般的な機能
では、ここまで説明してきたような役割を求められているグループウェアには、実際にどのような機能が搭載されているのでしょうか？グループウェアに搭載されることが多い一般的な機能には、下記のようなツールがあります。
- スケジュール
- チャット（メッセージ）
- ファイル共有
- メール
- プロジェクト管理
- ワークフロー
- 音声通話
- ビデオ通話
コミュニケーションや情報共有に関連する機能を中心に搭載されています。ビジネス用のセキュリティーが高いチャットツールは、安全にコミュニケーションを促進してくれるとても便利な機能です。近年はビジネスチャットや社内SNSがメールに代わる次世代のコミュニケーションツールとして浸透しています。グループウェアにも同様の機能が組み込まれているので、コミュニケーションが円滑になるでしょう。
チャット機能だけでなく、従来通りのコミュニケーションがとれるように、メール機能が備わっていることもあります。また、リモートワークに欠かせない音声通話やビデオ通話が備わっていることも珍しくありません。部署を跨いだプロジェクトの管理も容易にできる機能もあり、仕事を進めやすくなっているのです。これはあくまで一般的な機能で、製品によって他にも機能が備わっています。
グループウェアの機能は全て必要なのか？
グループウェアはこのように多くの機能を備えていますが、果たして全て必要なのでしょうか？業務効率化するためには、グループウェアに搭載されている機能は全て必要です。しかし、グループウェアを導入しても使いこなせていない企業は少なくありません。グループウェアに備わっている機能がいくら優れていても、使いこなせなければ業務効率化には繋がらないのです。多くの機能があるからこそ、さまざまな側面から業務効率化を図れますが、グループウェアを使いこなすことがなによりも重要になります。
グループウェアの機能は使いこなせなければ宝の持ち腐れ
多機能なことで有名なグループウェアは本当に全ての機能が必要なのか解説してきました。グループウェアに備わっている機能は、全て必要です。しかし、本当に大切なのは企業が製品を使いこなすことでしょう。使いこなせなければ、優れたグループウェアでも宝の持ち腐れです。どの機能も便利だからこそ、製品を導入するときには社内に浸透するようにフォローが必要になります。グループウェアの理解を社内で進めて、製品の機能をフル活用しましょう。
