グループウェア導入の目的
最近では、色んな企業でグループウェアの導入が浸透してきています。
グループウェアを導入することで、業務状況を速やかに管理者が把握することができるというメリットがあります。
他にも、全社員に対して、一斉に情報を伝達できるので、情報共有にかける労力を大幅に減らすことができます。
このように、とても便利なグループウェアなのですが導入する時には、いくつか注意点がありますので、今回はそのポイントを説明したいと思います。
シンプルで使いやすいものを選ぶ
複雑な機能のグループウェアの場合導入すると、浸透に時間が掛かり現場が混乱してしまう可能性があります。マニュアルをいちから覚えてもらうのにも、時間コストがかかりますので注意が必要です。
グループウェアを選ぶ時には、社内に浸透しやすいシンプルなシステムのものを選んだ方がいいでしょう。
導入コストを考える
導入するグループウェアによって、掛かるコストが違います。一度導入すると、長期的に運用することを想定しますので、コストに見合ったメリットがあるかどうかを事前に検討することが大事です。
グループウェアの中には無料ツールや無料お試し期間を設けているツールなどがありますので、それらを試しに導入してみるのが良いでしょう。
セキュリティ保護は万全かどうか？
外部サーバーを介して行うグループウェアの場合、ハッキングされないようセキュリティ対策が万全である必要があります。データのやりとりは、SSLなどの暗号化が施されている方がいいでしょう。
また、サーバー側で保守管理体制がしっかりしているなど、セキュリティ運用がしっかりと行われているグループウェアを選ぶことが大事です。
無料ツールを使う場合の注意点
無料のグループウェアツールを利用する場合は、有料のものと比べて様々な制限があることに気をつける必要があります。利用人数制限や、やり取りできるデータの容量などにも、制限がかかっている場合が多いです。
あとセキュリティーが有料のものと比べて、万全ではない可能性があります。
安全に導入するためには、レビューサイトなどをよく確認してから、無料ツールを選んだ方がいいでしょう。
テレワークでの勤務形態を整えるのに最適
テレワークとは、在宅で働く人の形態のことを意味しています。
グループウェアを導入すれば、社外メンバーをプロジェクトに加える際にも便利に活用することができます。
業務の効率化だけではなく、社内の働き方改革を進めていけるので、まずは色々なグループウェアのシステムを比較して検討してみるといいでしょう。
