グループウェアとは？

グループウェアは、社内の業務効率を上げるために導入されるツールです。いわゆるビジネスチャットツールというもので、導入することで社内での情報共有スピードが早くなるというメリットがあります。

ディレクション業務には必須の機能で、昔は導入する費用が高かったのですが、現在は当時と比べて低コストで導入できるようになったことから、いろんな企業で活用されています。

グループウェアの基本的な機能は？

グループウェアに備わっている機能は、チャット機能、電子メール機能、電子掲示板機能などのコミュニケーションツールなど。
その他に、ドキュメントの共有機能、タスク管理機能、会議室予約の機能やワークフローシステムなどがグループウェアのシステムに備わっています。
特にチャット機能とタスク管理機能は、チームを組んで行う業務の進行を円滑に進めて行くのに必要な機能となっています。

特に活用したいのがタスク管理

タスク管理は、依頼された仕事の管理や、メンバーに指示した仕事を管理するシステムのことです。

メンバーひとりひとりの納期を、ラベリングをしてひとめで管理ができます。
業務の最中に問題が起これば、チャットを使って速やかに指示を出すことができますので、グループの統率を簡単に行えるようになります。

グループウェア導入のメリット

ビデオ会議機能を使えば、グループメンバーが遠隔地にいてもオンラインでやり取りができます

メールや内線電話などが不要で、チャットを通じて一斉に情報を送って共有することができますので、業務効率が大幅に改善されるでしょう。
また、閲覧制限をかけることで、データを一部のグループのみとやり取りすることができます。

グループウェアを導入することで、メールでの一斉送信でよくありがちだったら誤送信のような問題も解消されます。

グループウェアの導入に自社サーバーは必要？

自社サーバーの導入に関しては、運用するグループウェアのソフトによって違ってきます。例えば、クラウド型のグループウェアであれば、システムを提供している企業が運用するサーバーを介してやり取りを行いますので、自社で新たにサーバーを設ける必要はありません。低コストで導入できるので、一番いい方法と言えるかもしれません。

自社サーバーを使ってグループウェアを導入する場合は、セキュリティ対策を自前でやる必要がありますので、どちらかと言えばクラウド型のサービスを利用した方がいいでしょう。