タスク管理とは？
タスク管理とは、どんな業務をいつまでにおこない、誰が決裁するのかを一元管理するシステムです。簡単に言うと、スケジュール管理のことを言います。
グループウェアではこのタスク管理を、PCやスマホの表示画面で確認することができ、場所を選ばずディレクション業務を進めていくことが可能です。
メンバーに与えた指示内容の管理
まずタスク管理で一番必要な機能は、案件の進捗状況管理や納期管理などの機能です。案件に関わっているメンバーの納期を一人ずつ管理し、プロジェクトの進行に必要な指示を出していきます。
複数のグループに分けて管理することができれば、速やかに業務が進んでいくでしょう。
手書きでメモするスケジュール帳よりも、何倍も楽で時短になります。
タイムカード機能（勤怠管理）
グループウェアを導入すれば、タイムカードもパソコンの画面で管理することができます。タイムカードをなくすことで経費の削減になり遠隔地のメンバーに対しても、業務開始と業務終了の確認をおこなえるようになります。
特に在宅ワークなどの働き方を取り入れる企業の場合は、自宅で働いているワーカーの勤務状況を管理するのに必要です。
設備予約機能
設備予約機能は、社内の会議室や様々な施設の使用状況を確認し、利用スケジュールを確認するための機能です。社内の会議室など、どのグループが使用するかなどをPC画面から確認できます。
ダブルブッキングを防ぐことができ、業務効率の改善に繋がります。また、オンライン会議のスケジューリングも、一元管理できるシステムだとやりやすいです。
回覧管理
社内報や、業務上の伝達事項などを一斉に共有できる機能なども導入できます。
管理画面を通して、不明点などをチャットでやり取りできます。一人ずつ知らせていくには、多大な労力が掛かりますが、これで解消されるでしょう。
メールの一斉送信より誤送信のリスクが少ないのも、グループウェアを使う大きなメリットです。
グループウェアでコストカットを実現できる
グループウェアを導入すれば、どこかで滞りがちだったワークフローの状況が改善され、大幅なコストカットが実現できるでしょう。
グループチャット機能と合わせて使いこなせば、業務効率化を進めていくことができます。
ちなみにグループウェアを導入する時には、使いやすいツールを選ぶのがポイントです。その方が社内に浸透しやすく現場が混乱しません。色々なツールがありますので、まずは無料お試しなどを利用して導入してみるといいでしょう。
