グループウェアのスケジュール管理機能
グループウェアのスケジュール管理機能とは、業務の進捗状況を管理するシステムのことです。
管理者がその管理画面をみただけで、登録しているメンバーの仕事の状況を把握したり、PC上からチャットを使って指示を出すことができます。
導入することで、ワークフローを効率化することができ、無駄なコストの削減を実現します。
スケジュール管理機能導入のメリット
スケジュール管理を導入することで、意思決定プロセスが速やかになり業務効率が大幅に改善します。
管理画面で全体のスケジュールを把握することができ、管理者はどこにいても指示を出すことができます。
また、メンバーそれぞれに設けた納期を一元管理できるので、ディレクション業務がとてもやりやすくなります。
さらに回覧機能を使えば、業務指示や伝達事項をメンバー全員に伝えることが可能です。
メールよりも誤送信が無く、情報漏洩リスクが少ないのもメリットの一つでしょう。
オンラインで報告書の作成も可能
グループウェアには、オンライン上で報告書の作成もできるという利点があります。本来なら紙を使って作成する報告書がペーパーレス化することで、ペーパーコストと保管コストを削減することが可能です。
また管理者がどこにいても確認と決裁ができますので、業務進行が速やかに進むのも利点の一つだといえます。
バーチャル会議で時短効果UP
グループウェアを活用すれば、ビデオチャット機能と画面共有機能を使ったバーチャル会議が可能です。バーチャル会議は、遠隔地にいるメンバーを速やかに集められるという利点があります。
リアルの会議室を占領しない分、複数のグループが個別に会議をすることもできるので、とても効率的です。
会議室に集まるために必要な時間も、大幅に短縮できるでしょう。
グループウェアのタイプ
グループウェアを導入する前に知っておきたいのが、グループウェアのタイプです。自社サーバーに導入するオンプレミス型、インターネット上のサーバーに取り入れて使うクラウド型、カスタマイズが可能なオープンソース型の3つがありますので、知っておくといいでしょう。
無料のグループウェアでも問題無い？
最初のうちは、無料で使えるグループウェアを導入するのでも問題はないでしょう。無料のグループウェアは試験的な導入として活用できますので、使ってみるといいです。
ただし無料の場合は、ストレージの容量やチャット参加人数などに制限がありますので、大きなプロジェクトになると使えなくなってきます。
あくまでも試用期間として、無料のツールを活用してみるといいでしょう。
