使いやすいグループウェアとは？
グループウェアは、社内に浸透させるために可能な限り、使いやすい仕様でなければなりません。では使いやすいというのは、どういうものなのでしょうか？
それは機能性があり、組織形態にマッチした内容のものであるということ。
PCに詳しくない社員でも操作を覚えやすく、管理画面での業務進行を可視化できるものが使いやすいシステムに該当します。
そんなグループウェアには、クラウド型とオンプレミス型のシステムがあります
クラウド型のメリットとデメリット
一般的な規模の企業の場合、導入コストや手間を考えるとクラウド型が一番取り入れやすいです。
クラウド型は、自社サーバーの構築が不要で、セキュリティ対策もグループウェアを提供している会社がおこないます。
自社サーバーやセキュリティを自前でする必要がなく、運用コストが限りなく少ないのに、機能性が優れているという至れり尽くせりのシステムになっています。
ただし、すでに用意されているツールを使うので、カスタマイズ性に乏しいというのと、セキュリティ対策が相手任せになってしまうというデメリットはあります。
オンプレミス型のメリットとデメリット
オンプレミス型は、買い取り型のグループウェアシステムです。自由にオーダーメイドができ、社内ネットワークだけで運用することが可能です。
サーバーを自社で用意することになるので、自由に拡張して使うことができます。
セキュリティ対策も自前で万全にできるのですが、その分導入するのに色々なコストはかかってしまうという弱点があります。
特にあった方が良い機能
グループウェアを導入する際にはまず基本的な機能が全て揃っているものを選んだ方がいいです。
基本的な機能というのは、チャット機能、タスク管理機能、勤怠管理機能、回覧機能などが挙げられます。
特にチャット機能は、ビデオチャットが優れていればオンライン会議などに活用できますので、会議にかかる時間の大幅な短縮を実現できるでしょう。
グループウェアの料金について
グループウェアは、1ユーザーいくらで記載してある業者が多いです。
これは、例えばアカウントが20個必要な会社で、1ユーザー800円のシステムを使う場合、20×800円で16000円が月額の費用ということになります。
クラウド型の料金は、1ユーザー400〜800円あたりが相場で、オンプレミスになるとオーダーメイドになるので、料金は要見積りで紹介されていることが多いです。
