グループウェア導入のメリット
グループウェアを導入することで、ワークフローの流れが改善して業務効率が上がるというメリットと、人件費コストの削減、業務全般の可視化で、進捗管理がしやすくなるといったメリットがあります
グループウェアのチャットに欲しい機能
ビデオ会議などでは、プレゼン資料などを共有する機能が必要になります。
ファイル共有機能というのがグループウェアに備わっていれば、オンライン上でプレゼン資料を他のユーザーと共有することができます。
他には、基本的な機能としてグループチャット機能は、人数制限が無く安定動作するものが望ましいです。
無料ツールだと人数制限がかかっているものが多いです。
スケジュール機能の活用方法
グループウェアに欠かせないのが、スケジュール機能です。
曜日や時間、タイトルなど、できるだけ分かりやすく詳細にメモ書きができるような機能や、納期管理や勤怠管理（タイムカード管理）などの機能が備わっているといいです。
社員の営業状況を、システム上で管理する機能も欲しいところです。
オンライン会議の活用
ビデオチャットや画面共有機能を活用したオンライン会議は、業務を円滑にするためにはなくてはならない機能です。
会議室に集合するために要する時間を大幅に節約することができ、遠方に社員がいても会議に参加できると言うメリットがあります。
組織としての機動力が上がりますので、積極的に取り入れたい内容の機能だといえるでしょう。
グループウェア導入でコストカットを実現できる？
円滑なワークフローの進行により、人件費の削減を実現することができます。
また、勤怠管理や報告書の作成など、従来は紙で行っていたものをペーパーレスにすることで、用紙の費用や保管コストを大幅に削減することができます。
また、業務効率が向上することで、売上UPに繋がるのでいいことずくめです。
まずはクラウド型の導入から始める
自社構築型のオンプレミスグループウェアだと、初期の導入コストがかかります。
ですので、まずはクラウド型の導入から始めてみるといいです。
クラウド型だと月額契約なので、合わないと感じたら解約できるという手軽さがあります。もしくは無料使用期間のあるサービスを、利用してみるのも一つの方法でしょう。
無料期間中は、チャットの人数制限や使える機能が限られている場合がありますが、おおよその使用感が分かります。まずは、試験的に導入してみるといいでしょう。
